Legea nr. 148 din 23/07/2012, publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 509 din 24/07/2012, privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice reglementeaza emiterea si stocarea in format electronic a urmatoarelor documente: facturi, chitante si bonuri fiscale in format electronic.
Toate aceste documente sunt considerate documente justificative în înţelesul Legii contabilităţii nr. 82/1991, folosind pentru inregistrarea in evidentele contabile a diverselor activitati economice, de vânzare sau cumparare.
Legea se aplica persoanelor inregistrate in scopuri de TVA in România, ce desfasoara activitati economice. Prin emiterea electronica a facturii se intelege operatiunea de intocmire, semnare electronica, marcare temporala a facturii in scopul arhivarii electronice, chiar daca transmiterea acestei facturi poate fi facuta atat prin mijloace electronice cat si pe suport hârtie.
Orice persoana juridica sau fizica ce desfasoara activitati economice, inregistrata in scopuri de TVA, are dreptul sa opteze pentru emiterea facturii fie in format hârtie, fie ca document electronic. Daca ulterior decide schimbarea modului de facturare, are obligatia sa notifice autoritatile fiscale.
Factura in format electronic cuprinde elementele minime obligatorii deja reglementate de Codul fiscal la art. 155, alin. (5) si va contine in plus marca temporala si semnatura electronica.
Marca temporala, reglementata de Legea nr. 451/2004, este o colectie de date atasata facturii emise de un sistem informatic sigur, ce atesta emiterea documentului chiar la data mentionata, acesta fiind practic elementul caracteristic al emiterii facturii in format electronic.
In ceea ce priveste certificatul digital, legea specifica ca se va tine cont de notificarea autoritatii fiscale pentru acest tip de operatiuni.
Persoana emitenta trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
– să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
– să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;
– să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;
– să utilizeze sisteme de arhivare electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Legea stabileste ca aceeasi procedura este aplicabila si emiterii electronice a chitantelor, cu exceptia elementelor obligatorii si a celor ce nu sunt aplicabile acestui tip de document, având in vedere existenta altor reglementari financiar-contabile.
Legea adopta o procedura de emitere electronica pentru documentele emise si de bancomatele bancare si pentru bonurile emise de casele de marcat fiscale.
Pentru bonurile de marcat fiscale in format electronic, se va tine cont de reglementarile adoptate de O.U.G. nr. 28/1999 privind casele de marcat fiscale.
Legea mai reglementeaza si procedura de emitere electronica de catre un tert autorizat sau conversia electonica a unor facturi emise anterior pe suport hârtie.
Echipamentele noi, achizitionate pentru aceste activitati se amortizeaza in 5 ani, iar investitiile efectuate la echipamente deja detinute se amortizeaza in 3 ani.
Sursa: Legea nr. 148 din 23/07/2012